Zeit – Fange deine Zeitdiebe und Zeitfresser

Immer und immer wieder hören wir es und vor allem Führungskräfte sind davon betroffen: ein Mangel an Zeit. Doch was sind denn wirklich die Zeitdiebe und Zeitfresser? Und was kannst du dagegen tun?
Wir helfen dir weiter! 🙂

Übersicht

Was sind Zeitdiebe?

Eines der häufigsten Probleme unserer Kunden ist das Thema „Zeit“ – Arbeit bis spät in den Abend bis hin zum Durcharbeiten am Wochenende. Doch wie verbringst du diese Zeit eigentlich? Um dir mehr Zeit zu verschaffen, solltest du dir erst mal bewusst sein, was dir denn deine Zeit raubt.

Grundsätzlich kann man Zeitdiebe in zwei Kategorien unterteilen: selbst und von anderen verschuldet.

Hier einige Beispiele für nicht selbst verschuldete Zeitdiebe:

nicht planbare Unterbrechungen (z.B. Kollegenbesuche, Besprechungen, Telefon, E-Mails)
Überorganisation (Bürokratismus) bzw. Besprechungen, Meetings etc. ohne Fokus
fehlender reibungsloser Informationsfluss oder zu wenig Koordination zwischen Arbeitsabläufen und Aufgaben
Fehler anderer
zu wenig Koordination zwischen Arbeitsabläufen und Aufgaben
nicht erreichbare Kunden und Kollegen (Wartezeiten)
Überlastung durch zu wenige Kollegen
unklare Kommunikation und zu viele Rückfragen von Kollegen

Du siehst, dass hier oft organisatorische Mängel die Ursache für den Zeitverlust sind, die sich auch häufig nur schwer abstellen lassen. Bei vielen Punkten kann man fast nichts machen, z.B. wird man immer wieder mit „schwer erreichbaren Kunden“ leben müssen. Andere Punkte hingegen kann man aktiv angehen. Eine Idee könnte sein, andere Betroffene zu suchen, um z.B. entsprechende Arbeitsabläufe besser zu koordinieren oder überorganisierte Prozesse auf ein vernünftiges Maß zurückzustufen. Behalte deine Zeitdiebe im Auge für den Fall, dass sich einmal die Möglichkeit für ein aktives Eingreifen bietet. Mal angenommen, eine freie Stelle im Unternehmen wird neu besetzt, dann könntest du beim Chef mal fallenlassen (oder selbst dafür sorgen, wenn du Einfluss hast :-)), dass eine bestimmte Kompetenz des neuen Kollegen wünschenswert und dienlich wäre, um interne Abläufe zu verbessern.

Hier einige Beispiele für selbst verschuldete Zeitdiebe:

keine klare Übersicht über alle Aufgaben und Aktivitäten
fehlende Selbstdisziplin
Prokrastination
Ablenkungen
Unkonzentriertheit
fehlende Abgrenzung der Verantwortlichkeiten für Bereiche und Aufgaben
keine Prioritätensetzung
keine Zeitplanung
zu viel Routinearbeiten
nicht “Nein” sagen können
Perfektionismus
neue Aufgaben werden begonnen, bevor andere abgeschlossen sind
schlechte Besprechungsvorbereitung
zu lange Telefonate ohne Fokus bzw. klares Ziel
fehlende zeitsparende Arbeitsmittel
überfüllter / unorganisierter Schreibtisch

Wie du dir schon denken kannst, ist es hier an dir, eine Lösung zu finden. Oft liegt diese sogar auf der Hand. Wenn du beispielsweise auf deinem Schreibtisch wegen Überfüllung und mangelnder Organisation nichts mehr wiederfinden kannst und viel Zeit bei der Suche nach Unterlagen verlierst, solltest du dir die notwendige Zeit nehmen, um Ordnung zu schaffen. Zwar investierest du hier zunächst einmal etwas Zeit, aber dieser Einsatz rentiert sich später auf alle Fälle.

In vielen der anderen Fällen hilft es auch, wenn du an deiner Einstellung arbeitest.
Zum Beispiel “Nein” sagen zu können, ist in vielen Jobs sogar eine sehr wichtige Kompetenz! Wenn ein Kollege oder auch der Chef selbst mit einer neuen Aufgabe auf dich zukommt und du gerade selbst nicht weißt, wie du deine ganzen ToDos schaffen sollst, sage „Nein“ oder bespreche mit deinem Chef/Kollegen ob deine anderen ToDos eine andere Priorität bekommen sollen, um die neuen Aufgaben vor diese zu schieben. Oft wird dann zweimal über die Dringlichkeit der Aufgabe nachgedacht und diese vielleicht sogar zurückgezogen. Auch wenn die Aufgabe nicht in deiner Rolle (deinem Aufgabenbereich liegt), kannst du lernen, „Nein“ zu sagen. Denn es ist nicht deine Aufgabe, Aufgaben für einen Kollegen zu übernehmen für die er/sie selbst zuständig ist. Und es geht hier nicht darum, dein Team im Stich zu lassen und penibel auf Zuständigkeiten zu schauen, sondern es geht darum, deine Aufgaben zuverlässig erledigen zu können und dich selbst dabei nicht in den Burnout zu treiben.

Was du nun tun solltest

„Aber ich habe doch keine Zeit dafür!!!“
Nimm sie dir 🙂
Wir möchten dich dazu ermutigen, Zeit zu investieren, um dir mehr Zeit zu verschaffen, dir Zeit zu nehmen und diese bewusst zu nutzen, um deine persönlichen Zeitdiebe und Zeitfresser im Alltag zu identifizieren. Nur wenn du weißt, an welchen Punkten du ansetzen kannst, kannst du auch wirklich etwas daran ändern.

Eisenhower Matrix: Grafik zur Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit mit den Bereichen Delegieren, sofort erledigen, Papierkorb und Terminieren.

Eine gute Methode ist zur Identifikation deiner Zeitdiebe ist, für 2 Wochen ein sogenanntes „Aufgaben-Journal“ (eine Vorlage findest du hier) zu führen, in das du möglichst all deine Aufgaben (>2min) einträgst und dir am Ende eines jeden Tages notierst, ob es Unterbrechungen gab oder Gewohnheiten / Muster, die Zeit gefressen haben. Ja, das ist einmalig Aufwendig, aber effektiv. 🙂

Notiere dir dann noch in der letzten Spalte ob die Aufgabe gemäß der Eisenhower Matrix eine A, B, C oder D Aufgabe war. Wer die Eisenhower Matrix noch nicht kennt, hier haben wir sie erklärt.

Nach den 2 Wochen wirst du genug Zeitdiebe identifiziert haben, die du getrost angehen kannst.

Unsere 2 Lieblingstipps für dich

Was du noch tun könntest, ist mit diesen 2 Lieblingstipps, von uns, direkt in die Umsetzung zu gehen 🙂

1) Zeit schaffen

Erfolgreiche Führungskräfte sind nicht immer und überall erreichbar, aber wenn sie verfügbar sind, dann sind sie wirklich da, hören zu und befähigen. Das bedeutet allerdings dann auch, dass es notwendig ist, sich (Zeit-)Räume zu schaffen, zu denen man nicht erreichbar ist und strategisch arbeiten kann, also Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hat.

Überlege mal ganz konkret: an welchen Tagen, zu welchen Zeiten wäre das bei dir am besten möglich (und hier geht es übrigens nicht um Nachtschichten!)?
Experimentiere selbst ein bisschen damit für die nächsten 4 Wochen, indem du die folgenden Schritte durchführst:

Definiere 2 Zeitpunkte (min. 2h) und
blocke dir diese in deinem Kalender. Mache am besten gleich eine Terminserie daraus.
Informiere dein Team und evtl. deine*n Assistentin*en, dass du hier bitte nicht gestört werden möchtest, um konzentriert strategische Themen zu bearbeiten.
Reflektiere jeden Freitag:
- Was hat diese Woche funktioniert?
  = Das behältst du dann bei.
- Was hat nicht funktioniert?
  = Überlege dir, wie du es künftig abstellen kannst.
- Was könnte ich sonst noch verbessern?

Nach einem Monat kannst du dann für dich die Entscheidung treffen, ob du diese Routine beibehalten willst oder nicht.

P.S:. Es gibt auch Unternehmen, die solche „Fokuszeiten“ für ihr ganzes Team eingerichtet haben. Da gibt es z.B. an 2 Tagen in der Woche vormittags bis 12 Uhr keine Termine. Bei uns ist es übrigens der Dienstag, an dem wir nur in Ausnahmefällen Termine reinlegen und ansonsten unseren „Get your shit done“-Tag haben 🙂

Viel Spaß beim Ausprobieren!

2) Prioritäten setzen

Führungskräfte sind oft stark operativ eingebunden oder in die Position gekommen, weil sie gut sind in dem, was sie tun.

Wenn du dich für eine Führungsposition entschieden hast, darfst du mit dieser Entscheidung aber auch die Übernahme operativer Tätigkeiten weitestgehend abgeben. Deine Aufgabe ist es nun zu begleiten, zuzuhören, Fragen zu stellen, zu befähigen oder kurz gesagt, mit Menschen zu arbeiten, die die Probleme lösen, anstatt direkt die Probleme zu lösen.

Schau aber gerne noch etwas genauer hin. Was sind das genau für Tätigkeiten, die du vor dir herschiebst? Schreibe diese für dich in eine Liste und gehe die folgenden Punkte durch:

Markiere alle nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben als „NOT-TO-DO“. Du solltest diese Aufgaben nicht mehr übernehmen und evtl. noch nicht mal delegieren.
Markiere alle Doings, die wichtig sind und die Zeit brauchen, mit einem „T“ wie TERMIN. Stelle dir für jedes dieser Doings einen Termin in deinen Kalender, an dem du dich konzentriert an die Aufgabe setzt.
Identifiziere alle Aufgaben, die du delegieren kannst. Möglicherweise kann das ein Mitarbeiter besser oder schneller erledigen. Wenn nicht besser oder schneller kannst du das im Sinne der Entwicklung deiner Mitarbeiter an diese delegieren und sie befähigen. Irgendwann werden sie es besser oder zumindest genauso gut können.
4. Identifiziere die wichtigen Elefanten-Aufgaben, die du liebend gerne vor dir herschiebst, weil sie zu groß und unüberwindbar wirken. Nun nimm dir die erste Aufgabe vor und unterteile sie in möglichst kleine Schritte. Behandle diese Teilaufgaben wie Punkt 2. Stelle dir Termine ein.

Generell sollte es als Führungskraft Ziel sein min. 70% der Arbeitszeit für Führung und Strategisches übrig zu haben und somit maximal 30% operativ mitzuarbeiten.

Mache diese Übung daher die nächsten 4 Wochen und identifiziere so viele Aufgaben wie möglich, die du delegieren kannst oder ganz weglassen kannst.
Stelle dir nach diesen 4 Wochen nochmal die Frage, ob du deine Aufgaben nun besser im Griff hast.

7 Timehacks für dich und dein Team

Wenn du wissen willst, was du hier konkret machen kannst, schau mal bei diesem Blogbeitrag vorbei, um in einfachen Schritten mehr Zeit im Alltag zu verschaffen.

Wenn du ansonsten noch Unterstützung in deinem Führungsalltag benötigst, melde dich gerne bei uns!

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