Urlaubszeit als Führungskraft

Führungsthemen

Es ist Sommer – es ist Urlaubszeit!
Wie übersteht man die Urlaubszeit als Führungskraft am besten?

In diesem Beitrag möchten wir dir zeigen, wie du selbst deinen Urlaub entspannt genießen und dabei sogar noch deine Mitarbeiter weiterentwickeln kannst.

„Vorbereitung ist die halbe Miete“

…sagt man ja. Und tatsächlich kannst du das auch in Bezug auf den Urlaub so sagen.
Wir empfehlen dir, bereits zwei bis drei Wochen vor deinem Urlaub mit einem Brainstorming mit den Fragen „Was muss alles gemacht werden?“ und „Wer macht was?“ zu starten. So hast du noch genügend Zeit vor dir, denn auch die Aufgabenverteilung und die Klärung von offenen Fragen braucht ja seine Zeit. So kannst du den großen Stress direkt vor dem Urlaub vermeiden. Denn sicherlich hast auch du schon davon gehört, dass man durch extremen Stress vor dem Urlaub direkt im Urlaub nicht selten auch mal direkt krank wird… Wer will das schon?

Zur Verteilung der Aufgaben empfehlen wir dir, strategisch vorzugehen, denn du bist als Führungskraft der-/diejenige, der/die Mitarbeiter kennt. Überlege dir also in deiner Vorbereitung, wer wo stärker werden will bzw. wer wo vielleicht stärker werden sollte. Da dieser gedankliche Ansatz die Entwicklung deiner Mitarbeiter während deiner Abwesenheit fördert, werden die übertragenen Aufgaben möglicherweise auch eine Herausforderung für manche Mitarbeiter darstellen. Nimm dir daher unbedingt Zeit (und Geduld) für die komplette Übergabe der Aufgaben und der Verantwortung. Suche das Gespräch, um klar zu kommunizieren und wirklich alle Fragen zu klären. Es sollten alle Zugriffsrechte und auch ein Notfallplan gegeben sein.

Wenn du dir nun überlegt hast, wer welche Aufgabe übernehmen könnte, ist es außerdem empfehlenswert, die Aufgabenverteilung zu visualisieren und zu verteilen oder gar auszudrucken und aufzuhängen. Denn was wir Menschen sehen, bleibt länger in Erinnerung und wenn es dazu noch etwas zum Abhaken gibt, macht es gleich umso mehr Spaß! Gerade für digitale und standortübergreifende Teams eignet sich auch das Tool Trello hervorragend. Auch wir arbeiten damit 🙂

Ab in den Urlaub

„Was ist, wenn ich hier noch Hilfe brauche?“
„Was ist, wenn es nicht klappt, sondern schiefläuft?“

Für diese Fragen solltest du deine eigene Balance finden: Was bedeutet Urlaub für dich?
Möchtest du im Notfall erreichbar sein, wenn ja – über welchen Kanal und wann? Dann möchten wir dir trotzdem empfehlen, bewusste Grenzen zu setzen oder bestimmte Zeiten einzuhalten. Sonst kann es auch schnell passieren, dass aus „Urlaub“ eine „Workation“ wird…

Wenn deine Mitarbeiter schon vorher wissen, was sie entscheiden dürfen und wie sie bei eventuellen Problemen verfahren sollen, sinkt der Kommunikationsbedarf während deiner Abwesenheit ganz automatisch. Wir empfehlen dir außerdem, Anrufe nur bei dringenden Problemen zu erlauben und auch Emails sollten wirklich auf ein Minimum beschränkt werden. So bist du nicht ständig auf Abruf, sondern hast du Möglichkeit zu entspannen – wirklich Urlaub zu machen.

Ein aktuelles Beispiel von uns:

Lisa ist zur Zeit im wohlverdienten Urlaub, steht aber für Notfälle zur Verfügung. Allerdings hat sie nur sporadisch Netz, weshalb sie aber jeden Abend einen Ort aufsucht, an dem sie Netz hat, um eventuelle wichtige Rückfragen beantworten zu können. Im Klartext heißt das also: Lisa überprüft jeden Abend zwischen 17 und 20 Uhr ihre Mails und Telegram-Nachrichten. So wissen wir, dass wir eventuelle wichtige Entscheidungen erst nach heute Abend bzw. morgen entscheiden können. Mit dieser Transparenz können wir auch in die Kundenkommunikation gehen.


Nun, wo die Unsicherheiten beseitigt und Fragen geklärt sind, bist du dran: Du darfst – so wie Lisa – genießen, abschalten, entspannen – dich einfach mal auf dich und dein Leben konzentrieren! 🙂 Versuch doch mal, Dinge „bewusster“ zu erleben, neue Dinge auszuprobieren oder Gewohnheiten bewusst zu verändern und dir beispielsweise mal extra viel Zeit fürs Frühstück zu nehmen, die du sonst vielleicht nicht hast oder abends nach einem Buch statt nach dem Laptop zu greifen.

Und während du so entspannst, entwickelst du deine Mitarbeiter, weil sie in manchen Situationen in gewohnter Weise zwar intuitiv auf Hilfe zurückgreifen würden, diese durch dich allerdings gerade eben nicht zur Verfügung steht. So wachsen sie an der Herausforderung, da sie Verantwortung übernehmen und selbst entscheiden müssen. Diese Erwartung an deine Mitarbeiter darfst du vor deinem Urlaub klar kommunizieren und ihnen natürlich auch mitteilen, dass du an sie glaubst und sie das packen. 😉

Ende gut – alles gut

Was du nach deinem Urlaub auf jeden Fall nicht tun solltest: zu versuchen die vergangene Zeit direkt zu überblicken, alles Verpasste aufzunehmen. Das einzige, das du dadurch erhältst, sind Stress und Überreizung – damit wärst du quasi direkt wieder urlaubsreif. Nimm dir stattdessen lieber Zeit für „Socializing und Ankommen“. In dieser Zeit kannst du von deinem Urlaub berichten, denn geteilte Freude ist ja bekanntlich doppelte Freude. Gleichzeitig kannst du auch mit deinen Mitarbeitern reflektieren, wie die Zeit deiner Abwesenheit für sie war, wo es vielleicht Herausforderungen gab, ob und wie sie gemeistert wurden. Was hat gut geklappt, was weniger gut und was nehmen wir für die Zukunft mit? Vielleicht hat ja einer der Mitarbeiter sogar Feuer gefangen für die eine oder andere Aufgabe und möchte sie in Zukunft dauerhaft selbstständig übernehmen!

Übrigens haben wir hier noch einen super Tipp für dich: Dein E-Mail-Postfach wird sicherlich mit einer Abwesenheitsnotiz eingerichtet sein. Verlängere diese Abwesenheitsnotiz um Tag 1 und 2 nach deinem Urlaub und nimm dir die Zeit zum wirklichen Ankommen und Mails lesen, um dem typischen Stress von vornherein aus dem Weg zu gehen.

Wenn die Mitarbeiter im Urlaub sind

… kannst du dich als Führungskraft auch hier gut vorbereiten.
Hier einige Fragen, die dir mit Blick auf die optimale Urlaubsvertretung hilfreich sein können:

  • Wer vertritt wen?
  • Ist für alle Aufgabenbereiche eine Vertretung gefunden?
  • Sind Telefon, Fax, E-Mail auf den Vertreter umgestellt?
  • Wurden Zugänge, Schlüssel, Login-Daten o.ä. übergeben?
  • Müssen evtl. vorhandene Deadlines eingehalten werden? Sind sie bekannt?
  • Gibt es wichtige Termine während der Abwesenheit?
  • Sind eventuelle Termine entsprechend ausreichend vorbereitet?
  • Wo sind wichtige und/oder hilfreiche Informationen zu finden?
  • Was passiert mit neuen (Termin-) Anfragen / Aufträgen?
  • Wissen alle, was im „Notfall“ zu tun ist?

Grundsätzlich eignen sich hierfür häufig Zweier-Teams, die eng zusammenarbeiten. So kann die Vertretung nicht nur für die Abwesenheit in der Urlaubszeit sichergestellt, sondern auch im Krankheitsfall schnell übernommen werden.

Nach dem Urlaub ist übrigens ein wundervoller Zeitpunkt, an dem du als Führungskraft mit Wertschätzung so richtig punkten kannst: statt deinen Mitarbeiter mit den Problemen und Herausforderungen während seiner Abwesenheit zu überfallen, kannst du dein Interesse zeigen und ihn fragen, wie sein Urlaub war, was er erlebt hat, ihn willkommen heißen und ihn so erst mal ankommen lassen, bevor der gewohnte Alltag wieder so richtig losgeht.
Dein Jackpot damit: #BockaufMontag trotz Urlaubsende ????

Nutze hier gerne unsere Jubelkarten: Ist dir in seiner Abwesenheit eine Stärke deines Mitarbeiters vielleicht besonders bewusst geworden? Mit einem kurzen Lob vorne auf der Karte und deinen ganz persönlichen Worten kannst du eine Jubelkarte auf seinen Schreibtisch legen. Darüber wird er sich ganz gewiss freuen, wenn er wieder an seinen Arbeitsplatz kommt!

Noch mehr Inspiration und weitere Tools gibt’s übrigens in unserem E-Book.

1 Gedanke zu „Urlaubszeit als Führungskraft“

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