Wäre es nicht schön, wenn es in der Kommunikation sehr viel weniger Missverständnisse gäbe? Das wäre ganz wunderbar. Inspiriert wurden wir zu einer toller Methode, um diese Missverständnisse zu vermeiden, von Brenè Brown mit ihrer genialen Ausführung zu „Paint the Done“. Mit dieser Methode erleben wir maximale Klarheit in der Kommunikation und damit hohe Effizienz.
Und hier deine Frage zur Reflektion, die dich schon mal unserem heutigen Thema ein Stückchen näher bringt: „Was müsstest du tun, um deinen Mitarbeiter bei der Delegation einer Aufgabe komplett zu verwirren?“

»Was du nicht willst, das man dir tut, das füge auch keinem anderen zu.«
Konfucius

„Male“ das Ergebnis der Aufgabe

Heute waren unsere Augen bei Brenè Brown und ihrem Konzept „Paint the Done!„. Was steckt dahinter? Es geht darum, seinen Mitarbeitern beim Delegieren von Aufgaben nicht einfach ein paar Wortfetzen hinzuwerfen, sondern so genau wie möglich zu erklären, wie das Ergebnis aussehen soll, wenn es erledigt ist – ihnen also in aller Klarheit zu vermitteln, was man erwartet.
Über die Vorteile dieser Haltung sind wir uns erst bewusst geworden, als wir länger darüber nachgedacht haben. Denn man holt den Mitarbeiter nicht nur ab, indem man Hintergründe zu der Aufgabe nennt, sondern involviert ihn, da der Mitarbeiter bei der Aufgabenstellung evtl. noch Aspekte nennt, an die man selbst gar nicht gedacht hat.

Ein Beispiel zur „Klarheit“


Wie es nicht laufen sollte:

Teamleiter (TL): „Ich benötige in einer Stunde eine Liste aller Debitoren mit dem Status „Overdue“.“
Der Mitarbeiter räumt sich die Zeit ein und liefert letztendlich eine Liste mit Namen der Kunden, die über der Zahlungsfrist sind. Der TL bekommt die Liste und stellt fest, dass der Name nicht ausreicht, denn er will ein Chart daraus erstellen, das die Beträge beinhalten muss. Damit wollte er eigentlich in 10 Minuten seinen Chef beglücken.
Der Mitarbeiter hat sich bemüht, andere Aufgaben zurückgesteckt, aber trotzdem ist sein Teamleiter nicht zufrieden. Das ist demotivierend und der Fehler ist hier nicht zuerst beim Mitarbeiter zu suchen!
Macht es euren Mitarbeitern leichter und gebt genaue Anweisungen und Hintergründe. Das dauert vermeintlich länger, ist es aber in Wirklichkeit nur selten.


So ist`s besser:

TL: „Ich benötige in einer Stunde eine Liste von allen Debitoren, die den Status „Overdue“. Da ich auf dieser Basis ein Balken-Chart erstellen möchte, benötige ich Name und Betrag in EUR. Das Chart möchte ich in einer Stunde im Management Meeting zeigen, um die Dringlichkeit einer Aktivität von Sales zu erörtern.“
Mitarbeiter: „Das kann ich gerne machen. Ich würde diese Aufgabe jetzt anderen vorziehen und es wäre super, wenn du mir während der Stunde den Rücken freihalten könntest. Außerdem ergänze ich dir noch die Anzahl der Tage Overdue, dann könnte man die Kunden in dem Balkenchart clustern. Primär sollten diese Kunden angeschrieben werden, die schon lange den Status „Overdue“ haben. Das Chart mache ich dir gleich auch noch, das geht ganz schnell und du hast Zeit, dir die Grafik anzuschauen und dir Worte für das Meeting bereitzulegen.“

Unklare Aufgaben-Delegation

Wenn Aufgaben nicht genau beschrieben werden, kann es gut und gerne zu Missverständnissen kommen. Unklares Delegieren von Aufgaben…

  • ist ein Zeitfresser,
  • führt zu qualitativ schlechteren Ergebnissen und
  • demotiviert die Mitarbeiter.

Ein Mitarbeiter versucht meistens, das bestmögliche Ergebnis abzugeben. Wenn er nicht alle Informationen hat – wenn er keine Klarheit hat – und sich dessen nicht bewusst ist, hat er keine Chance, ein gutes Ergebnis abzugeben und sich zu involvieren.
 
Daher: teilt diese Methode mit euren Mitarbeitern und bittet Sie aktiv „Paint the Done“ einzufordern, wenn sie das Gefühl haben, dass man noch nicht komplett im Bilde ist.

Wer noch nicht genug hat und mehr wissen möchte zum Thema Kommunikation, der darf sich hier gerne für unser 12-Monats-Programm Leader’s Paradise anmelden. Vielleicht ist das etwas für dich.

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